Office tippek

Mindig is szerettem sokoldalú programokban a határokat feszegetni. Vad ötleteket felvetni, aztán esetleg megvalósítani.

A Word egy igen sokoldalú program, mondom ezt nem kevés hibája ellenére. (A negatív oldalra tartozónak tartom a ribbon stílusú menü kizárólagosságát és van az a mennyiségű egyenlet is, ami után nagyon furcsán kezd viselkedni.)
Még az év kezdete előtt felmerült bennem, hogy kéne csinálni egy papír alapú határidőnaplót. Egyrészt érdekelt, hogy megvalósítható-e az Office-szal, másrészt jó karácsonyi ajándéknak is tűnt. Előre lelövöm a poént: sikerült. A következőkben röviden leírom, hogyan készült.

• Először is szükség volt egy halom adatra. Névnapok, a napkelte és napnyugta ideje, családi és állami ünnepek. Emellett szerettem volna minden héthez tartozó lap aljára egy-egy idézetet tenni.
  A névnapok egy kis kereséssel könnyen megtalálhatók a neten. A napkeltével és napnyugtával még könnyebb dolgom volt, a met.hu-n egészen használható formátumban van fent. A családi ünnepeket összeszedtem eddigi naptárakból, a nekem tetsző és fontosnak tartott ünnepeket pedig a Wikipediaról gyűjtöttem ki. (Tudtátok, hogy május 18-án van az internet világnapja?) A legnehezebb az idézetek összegyűjtése volt, nehéz manapság nem teljesen elcsépelt idézeteket találni. (Talán lehetetlen?)
• Ha az adatok megvannak, gatyába kell őket rázni. Excelben rendeztem össze, egy sor egy nap adatait tartalmazta. Nem akartam Wordben makrózni, úgyhogy az egyszerűség kedvéért minden nap számát, a nap nevét, a hét számát is itt gyűjtöttem össze. Azért, hogy a Wordben egyszerű dolgunk legyen, célszerű hétfővel kezdeni a listát. Szintén célszerű egy külön oszlopban a napkelte és napnyugta időpontját szöveggé alakítani, mert különben nem túl hétköznapi formátumot kapunk Wordben. Még két dolog: ne felejtsünk el oszlopfejléceket írni, és legalább minden vasárnaphoz beszúrni az idézeteket. (Hasznos hozzá az FKERES!)

• Ideje előkapni a Wordöt! Első lépés valami kellemes oldalméret beállítása. Én 20×21 cm-s papírmérettel dolgoztam, és ehhez jött még egy függőleges hajtás beállítás. A 21 cm- s magasság azért volt kényelmes, mert így az A4-es papírnak csak az egyik feléből kellett vágni.
  Következő lépés a dizájn kialakítása. Célszerű táblázatot beszúrni. Egy oldalra egy hetet raktam ki, így a vasárnap eltérő formázásához sem kellett makrózni.

• Minden készen áll arra, hogy beszúrjuk az adatokat! Ehhez körlevelet készítettem az exceles adatforrás alapján. A dologban semmi trükk nincs, csak minden napot elválasztó vonal környékére egy Következő rekord mezőt is beszúrtam, ez léptet oldalon belül.
• Egyesítsük a körlevelet egy új fájlba! Itt még lehet egy kicsit szépítgetni, egyedi oldalakat beszúrni, például éves áttekintő naptárat, telefonkönyvet, vonat/buszmenetrendet stb. Ide kattintva pdf formátumban letölthetsz egy mintát.
• És végül jön a nyomtatás. Kritikus pont. Egyrészt méretre kellett vágnom egy kupac lapot. Másrészt kétoldalasan kellett nyomtatni méghozzá úgy, hogy azt jól lehessen lefűzni. Először Adobe Readerből próbálkoztam, eddig az volt a tapasztalatom, hogy bonyolultabb nyomtatásra jobb, de végül a Word volt a befutó.
• Ezek után már csak össze kellett fűzni. Ha van kéznél megfelelő méretű tűzőgép, az sokat segít a problémán, nekem nem volt. Újrahasznosított papírra készült, ez kicsit jobb megjelenést kölcsönöz neki, mintha hófehér fénymásolópapírra nyomtattam volna. Kapott egy karton külső borítást, amit aztán bevontam zöld batikolt papírral.

Első próbálkozás volt, a sikerességét próbáljátok a képek alapján eldönteni.

Tudom, hogy egy-két dolgot lehetett volna szebben, profibban csinálni, de ezek nem befolyásolták volna a végeredményt. Azt is tudom, hogy ez inkább kiadványszerkesztés mint dokumentumszerkesztés és inkább a Publishernek való munka, de az eddigi tapasztalataim szerint a Publishert elfelejtették fejleszteni. A (még bőven floppykon terjesztett) Publisher 1.0 a korában (állítólag) nagyon jó volt, de azóta iszonyatos fejlődésen ment át a Word és mint látszik, alkalmas erre is.

(Ez most nem volt szájbarágós howto, inkább csak ötletadásnak szántam. Ha egy rész konkrétan érdekel, tessék kommentelni!)

Azt hiszem, sokaknak ismerős lehet ez a kép munkahelyi feljegyzésektől kezdve középkategóriás kiadványokig számtalan helyről. Néha nem olyan feltűnő, mert nincs piros vonal. Mi is itt a gond?

1. Fő probléma: a számok nem igazodnak egy egyeneshez, és egészen ökörhugyozás-jelleget öltenek.
2. A Word a három darab pont karaktert automatikusan egy három pontot tartalmazó karakterre cseréli. Ebből bizonyos betűtípusoknál az látszik, hogy nyomtatásban három pontonként nagyobb a szünet – szintén csúnya.
3. Macerás megcsinálni már azt is, hogy ennyire egymás alatt legyenek a számok, ügyeskedni kell a pontozással.
4. (Jelen példa leginkább egy tartalomjegyzékre hasonlít, bár bármi más is lehetne. Tartalomjegyzéket viszont nem célszerű kézzel csinálni, nincs is szükség erre, ha stílusokat használunk. Részletek egyszer egy későbbi postban.)

HOWTO

A Word négyféle tabulátort ismer: a balra, középre és jobbra igazítót, valamint a decimálisan igazítót. A fenti példában a jobbra igazítás használata lett volna üdvös. A tabulátorok típusai közt a vonalzótól balra, a lap bal felső sarkánál lévő ikonra kattintva lehet váltani. (Ezen a négy típuson kívül még pár lehetőséget felajánlanak az újabb Wordök, de ez most nem lényeges.) Ha kiválasztottuk a számunkra szükséges tabulátort, kattintsunk egy szimpatikus helyre a vízszintes vonalzón. Rögtön megjelenik egy tabulátorjel az adott pozícióban.  Ezt ismételhetjük, ahányszor kedvünk tartja.

További opciók   A tabulátorokat módosítani, pozíciójukat pontosan megadni és pontozást beállítani úgy tudunk, hogy a vízszintes vonalzón rákattintunk duplán egy tabulátorra. Csak hogy még mindig maradjunk az elöl bemutatott példánál: a mellékelt ábrán látszik, hogyan kellett volna beállítani egy tabulátort a helyes igazítással és pontozással.

 

Mindig kíváncsian várom, barátaink a Microsoftnál mit sütnek ki, miközben az új Office verziót heggesztik. Érdekel, hogy mennyi újítással állnak elő, ezekből mennyit lát az átlagfelhasználó és mennyi a pozitív előrelépés. Mióta bejelentették a következő verziót, az Office 14-et, várom a publikus bétáját.

Addig viszont a kiszivárgott hírmorzsákkal és képernyőképekkel kell betelnünk. Milyen újítások várhatók az Office 14-ben?

• Ha jól sül el, a (szerintem) legnagyobb durranás az Office Web Applications / Office for Web lesz. (Úgy tűnik, a jól bevált rövidítéseket többször is felhasználják Redmondban :) ). Az ígéretek szerint a Word, Excel, Powerpoint és OneNote alkalmazások webes felületről (AJAX és Silverlight alapokon) elérhetők lesznek. Úgy tűnik, a GoogleDocs nagyon belehúzott...
  Ezzel együtt talán a Powerpoint prezentációk netes beágyazhatósága is megjelenik.
• Szalagot kap a Publisher, a OneNote és a Visio. Arról lehet vitatkozni, hogy a szalag jó-e vagy sem (én speciel időnként visszasírom a menüket), mindenesetre a Publisherből hiányzott. Mintha egy mostohagyerek lett volna, aki csak púp az Office Team hátán. Amíg a kisfloppyn terjesztett Publisher 1.0 össze nem mérhető volt a Worddel (hiszen a Publisher kiadványszerkesztő program), addig mára a Word behozta lemaradását, sőt, sok téren le is előzi a Publishert. Szintén örömteli, hogy a másik két szoftverhez is hozzányúltak, mindkettő jópofa, használatra érdemes termék.
• Támogatott lesz az Open Document Format (ODF). Nyilván egyesek ennek örülnek, át lehet térni nyílt, ISO-szabványú formátumra, hurrá. Ezzel javul az MSOffice-OpenOffice kompatibilitás is talán. Mindenesetre csak ezért nem lesz érdemes váltani, hiszen az Office 2007-be is megérkezik az SP2-vel a formátum támogatása.
• Bekerül az InterConnect a csomagba. Ha minden igaz, ez egy személyesinformáció-kezelő (PIM) program, mely eddig csak Japánban volt elérhető.
• Fejlesztik a keresést.
• Fejlesztik a SharePoint offline képességeit. Erre mintha mindenki egyre nagyobb hangsúlyt fektetne, mégis egyre kisebb lenne a jelentősége. Hogy ez pontosan mit takar, nem tudom, de ha kiderül róla valami bővebb, biztosan megjelenik az aghy.hu blogon. 

És hogy mindez mikor lesz elérhető? Béta változat sem várható májusnál hamarabb, a végleges termék pedig körülbelül egy év múlva (2009 vége/2010 eleje) kerül a boltokba.

Akinek pontosabb információi vannak valamiről, vagy valamivel nem ért egyet, ne tartsa magába, elég kevés információval rendelkezem, de azt hiszem, a MS sem árasztja el hírekkel a kedves publikumot.

[Update] A 2009-es kiadás esélye közelít a nullához, miután Steve Ballmer azt közölte mostanság, hogy idén ne is várjuk az Office 14-et... (http://pcforum.hu/hirek/11220/Microsoft+Office+14-csak+jovore.html)

A Powepoint diaáttűnéseivel igencsak mostohán bánnak. Nem elég, hogy minden verzióban más helyről, máshogyan lehet kiválasztani a kívánt animációt, még a nevekkel is van egy kis kavarás az Office XP és Office 2007-ben.

És sajnos az Office XP-ben nem ez az egyetlen elírás, rengeteg áttűnés teljesen össze van keverve. Szerencsére az Office 2003-ban (eddig) még nem találtam ilyen hibát.

Ez nem kritika, csak érdekesség.

A post a bejegyzésstílusokkal fog foglalkozni. Nyilván sokan ismerik és használják ezeket, tőlük elnézést kérek. Akik pedig még nem használják, remélem hamarosan fogják!

Mi az a stílus és mire jó?

Ismerős lehet, mikor egy hosszabb szövegben több cím is van, és ezeket egyformára szeretnénk formázni. Persze, megtehetjük, hogy egyesével mindegyiknél beállítjuk a betűméretet, rákattintunk a félkövér, netán a dőlt gombra, még esetleg a betűtípust, betűszínt, térközt is átállítjuk. Ez amellett, hogy nagyon macerás, egészen biztos, hogy elrontjuk. Milyen jó lenne, ha egy kattintással tudnánk formázni egy címet, a szöveget, egy felsorolást, bármit! Ami pedig még bosszantóbb: megformázzuk a dokumentumot, majd kiderül: a címeket mégis máshogyan kéne szedni, és kezdhetjük a munkát elölről…

Ezzel el is érkeztünk a stílusokhoz. A stílus egy „formázáscsomag”: tartalmazza rengeteg más beállítás mellett a betűtípust, betűméretet, bekezdésbeállításokat, de még a szöveg nyelvét vagy keretezését is. A sor hosszasan folytatható lenne, de felesleges. Jó, jó, de hogyan lehet stílusokat használni?

HOWTO

Ha stílusokat akarunk használni, két lehetőségünk van: használhatjuk az Office alap stílusait, illetve magunk is készíthetünk stílusokat. A következőkben inkább a második variációról lesz szó. Először is csaljuk elő a Stílusok panelt! Ehhez Office XP és 2003 verziókban a bal oldali képen látható gombot keressük. A 2007-es verzió iránt elkötelezettek inkább a jobb oldalit keressék.

Ha ez megvan, a jobb oldalon megjelenő panelen hozzunk létre egy új stílust! Természetesen itt is különböznek az egyes verziók: a régebbi Word-ökben az Új stílus… gombot, Office 2007 esetén pedig a bal oldali képen látható „A betű és árnyéka a déli napsütésben” című műalkotást kell nyomogatni.

A (fent látható) megjelenő panelen először a stílus nevét kell beállítani. A Word alapból használja a Normál, Címsor, egyes verziók pedig a Cím, Alcím, Idézet, Kiemelés, stb. neveket, így célszerű ezektől eltérően elnevezni a saját stílusokat, például a név elé vagy mögé lehet írni egy _ karaktert. A stílustípust egyelőre nem változtatjuk. A stílus alapjaként ha megadunk egy stílust, akkor csak az attól eltérő beállításokat kell megtennünk. (Például ha van egy főcímünk már rengeteg formázással, és egy alcím ettől csak a méretben tér el, akkor elég csak a méretet megadni.) Hasznos beállítás a Következő bekezdés stílusa is: ezzel megadhatjuk, milyen legyen a következő stílus, ha ütünk egy entert. Például beállíthatjuk, hogy egy főcím végén ütött enter után alcím stílus következzen.

Formázási beállítások

A formázási beállításokat megtehetjük ezen a panelen (bővebben pedig az alsó Formátum gombra kattintva). Másik lehetőség az, hogy ezt bezárjuk az OK gombbal, majd kijelölünk egy szöveget, a jobb oldali panelen a saját stílusunk nevére kattintsunk jobb gombbal és kiválasztjuk a „Frissítés a kijelölés formátumára” lehetőséget. Ilyenkor a stílus automatikusan felveszi a kijelölés formázási tulajdonságait.

Elkészített stílusok használata

Ha elkészítettük a saját stílusunkat (stílusainkat), a dolgunk már csak annyi, hogy kijelöljük a formázandó szöveget (vagy egyszerűen belekattintunk), és rákattintsunk a jobb oldali listában a megfelelő stílusra. Ilyen egyszerű! Ha pedig egy stílussal nem vagyunk elégedettek, bármikor módosíthatjuk a jobb oldali panelen a nevére jobb egérgombbal kattintva, majd a Módosítás menüpontot választva. Amint a panelen megnyomjuk az OK gombot, a dokumentum összes ilyen stílusú szövegrésze átveszi az új formázást.

Sok sikert a próbálkozáshoz és az igényes dokumentumok egyszerű elkészítéséhez!